פיילוט חדשני לסיוע במיצוי משאבים

פגישה בנושא הפיילוט ברשות המקומית משהד.

בתחילת השנה חברו יחד צוות מיצוי משאבים וצוות דיגיטציה בג'וינט-אלכא כדי להמשיך ולפתח כלי דיגיטלי פשוט ויעיל, המשקף למקבלי ההחלטות, בצורה עדכנית ומיידית, תמונת מצב מדויקת לגבי כלל הפעולות הנעשות בתחום מיצוי המשאבים ברשות המקומית.

מלבד ההזדמנות להביא בשורה ולחזק את תחום מיצוי המשאבים, ג'וינט-אלכא מתייחסת לפיילוט זה כהזדמנות ללמידה על השפעתם של כלים דיגיטליים על עבודת הרשות ועל יכולתה להשתמש בכלים מבוססי נתונים בתהליכי קבלת החלטות.

חשוב לציין, שלצד הפיילוט שהתקיים באלכא, עלו גם יוזמות מהשטח שהתחברו לפיילוט. לדוגמה: המועצה המקומית ג'לג'וליה, שיזמה 'דשבורד' (הצגת מידע אנליטי בתצוגה ויזואלית) למיצוי משאבים. תפקידו של הפיילוט–לאפשר המשך פיתוח הכלי ולהרחיב את ההתנסות והלמידה באמצעותו בעוד ארבע רשויות שלוקחות חלק במיזם מוארד, כמו גם ללמוד על יכולת ההטמעה של כלים מקצועיים בעבודה עם נתונים ברשות מקומית.

מטרות הפיילוט

• להקל ולפשט את אתגר מיצוי המשאבים.

• לספק כלי ניהולי-דיגיטלי עבור המנכ"ל, הגזבר וממצה המשאבים, שיסייע להםלקבל החלטות ולעקוב אחר מימושן.

מה מאפשר הכלי?

• הצגת נתונים במרכז אחד וזאת על ידי הזנת נתונים לאקסל.

• קבלת תמונה רחבה וממצה על כלל תקציבי הרשות.

• איתור 'צווארי בקבוק' בתהליכי קבלת החלטות.

• קבלת סטטוס מרוכז של תהליכים, לוחות זמנים לביצוע, ועוד.

ההנחה היא, שבעזרת כלי דיגיטלי שכזה, הרשות תצליח למצות את המשאבים בצורה אפקטיבית הרבה יותר ומקבלי ההחלטות יוכלו לקבל החלטות בצורה מושכלת ומבוססת דאטה עדכנית.

כדי למקסם את השימוש בכלי ולהבטיח הצלחה, הרשויות שנבחרו לפיילוט קיבלו סיוע מאנשי מקצוע בתהליך הטמעה מקיף, שגם לימד את בעלי התפקיד ברשות לעבוד עם הכלי ולהזין אליו נתונים בצורה נכונה ואפקטיבית.

בסוף ינואר 2022 החל פיילוט בחמש רשויות: ג'לג'וליה, זמר, שפרעם, משהד, עארה-ערערה. ממצי המשאבים היוו את הגורם המרכזי והמתכלל להטמעת הכלי, בנוסף לעבודה עם בעלי תפקיד בכירים ברשות, מקבלי ההחלטות – מנכ"ל, גזבר וראש הרשות. נבחרו ממצי משאבים שהם בעלי ניסיון רחב בנושא התקציבי והתנסו בפיתוח כלי משלהם, שעזר להם לעקוב אחרי מיצוי התקציבים.

כעבור שבעה חודשים מרגע תחילת הפיילוטקיימת למידה ברשויות ונרשמו הצלחות:

• המערכת קיימת ומעודכנת כמעט ב-100% מהנתונים התקציביים בארבע מתוך חמש הרשויות.

• קיים 'דשבורד' שמראה את הסטטוס של מיצוי התקציבים ברשות: שיעור כללי, מיצוי לפי תחום, לפי משרד ולפי מחלקה/צוות הרשות. ה'דשבורד' מהווה בסיס להמשך הצבת תוכנית עבודה למיצוי תקציבי הרשות.

• קיים בסיס נתונים שאוסף לתוכו את כלל התקציבים ומאפשר גישה של כל צוות הרשות (מה שאינו מתאפשר, לדוגמה, במערכות קיימות, כמו המרכבה).

• הכלי משמש את ממצה המשאבים, הגזבר והמנכ"ל בעבודתם היום-יומית.

• קיימים מעורבות ושיתוף פעולה מלא מצד מנכ"לים וגזברים בארבע רשויות הפיילוט.

• קיימות רתימה והדרכה שלחברי צוות נוספים בשלוש מתוך חמש רשויות הפיילוט(דגש על צוות הגזברות ו/או על פונקציות מקצועיות אחרות ברשות),מה שמסייע לעדכון הנתונים.

• כתיבת נוהל לשימוש בכלי והטמעתו – קיים בשתי רשויות, באחרות מתנהל תהליך מתמשך לסיוע לכתיבת נוהל כזה.

תודות והערכה שלוחות אל:

• איתי צחר, מנכ"ל המועצה המקומית ג'לג'וליה, מי שיזם את הכלי כהתנסות ראשונה בג'לג'וליה.

• המנכ"לים והגזברים, שנרתמו וסייעו בהטמעת הכלי ברשויות הנוספות: מר אשרף קטאוי, מנכ"ל המועצה המקומית זמר; מר עומר אלמלכ, מנכ"ל עיריית שפרעם ונזיה שחאדה, גזבר העירייה; ג'סאן סאלח, גזבר המועצה המקומית משהד; אחסאן כעביה, גזבר המועצה המקומית עארה-ערערה.

• ממצי המשאבים בארבע רשויות של הפיילוט, אשר הובילו את תהליך הקמת המערכת והטמעתה: איה חוסין, משהד; ג'ורג'ינה אבו רזק, זמר; האני ג'רג'ורה, שפרעם; עמאד מלחם, עארה-ערערה.

• הצוות המקצועי שליווה את ההטמעה ואת בניית ה'דשבורד': אתי כהן וארז דאם.

• חברי הצוות שהוביל את הפיילוט ועדיין ממשיך לעבוד לקידומו: עדי וסרמן ורון מרקל מתחום דיגיטציה; לירון שוסטרמן וח'אולה ריחאני מתחום מיצוי המשאבים–מיזם מוארד, ועדיאל שפירו, מוביל מדידה והערכה באלכא.